ｅ－文書条例について
「埼玉県民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する条例」（通称：ｅ－文書条例）
ｅ－文書条例の概要
条例や規則により県民や事業者の方に保存等が義務付けられている文書について、紙に代えて電子的に保存等することを可能とする条例です。
この条例により、次のようなことができます。- パソコンなどで作成した文書をそのまま磁気ディスクなどに保存することができます。 →業務の効率化や、紙の削減につながります。
- これまで紙で保管していた文書をスキャナで読み取って保存することができます。 →保管スペースの削減などにより、業務の効率化やコスト削減が期待できます。
条文等
- 埼玉県民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する条例 [本文] [PDFファイル／141KB]
- 知事の所管する条例等の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する規則 [本文] [PDFファイル／92KB]
- [別表] [PDFファイル／83KB] この別表は、本条例の適用を受けて、書面による保存等に代えて電磁的記録による保存等を行うことができるものです。ほかに、個別の条例・規則で電子化の規定を設けている場合もあります。
- また、埼玉県教育委員会の所管する条例等の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する規則、埼玉県企業局財務規程、埼玉県病院事業財務規程にも電子化に関する規定を置いています。
※この条例は、電磁的記録による保存等を義務付けるものではありません。これまでどおり、紙による保存を行うこともできます。
※国の法令についても、文書の電子的な保存を認める「ｅ－文書法」が、平成１７年４月１日から施行されています。 ｅ－文書法の施行について（ＩＴ戦略本部ホームページ）
電子的な保存等を行う際の具体的な方法・要件の概要
１ 電子的な保存を行う場合の方法・要件
〔保存方法〕…以下のいずれかの方法による。- パソコン等で作成したものを、そのまま電子データとしてハードディスクやCD-ROM(CD-R,CD-RW)などに保存する。
- 紙に記載されている内容をスキャナ等で読み込み、そのデータをハードディスクやCD-ROM(CD-R,CD-RW)などに保存する。
- 必要に応じ、記録された内容をパソコンのディスプレイ等に表示し、紙に出力することができなければならない。
- 一部の書類については、データの消失や改ざんを防ぐための措置（ファイルのバックアップやタイムスタンプなど）を講じなければならない。
２ 電子的な作成（保存に付随する作成）を行う場合の方法・要件
・パソコン等を利用して、ハードディスクやCD-ROM(CD-R,CD-RW)などに記録する形で作成する。
３ 電子的な縦覧等を行う場合の方法・要件
・事務所に備えたパソコンのディスプレイ等に表示する。またはその内容を印刷して縦覧に供する。
４ 電子的な交付等（保存に付随する交付等）を行う場合の方法・要件
・以下のいずれかの方法により交付を行う。
- 電子メール等で交付する方法
- インターネット等を通じ、相手方にダウンロードさせる方法
- フロッピーディスク等を交付する方法
・交付に当たっては、あらかじめ交付の方法や電子データの種類を示した上で、相手方の承諾を得なければならない。